U bent hier

Huishoudelijk Reglement KBO St Jan (CONCEPT 6 maart 2017)

Huishoudelijk reglement KBO St. Jan (CONCEPT 6 maart 2017)

 

Begripsbepalingen
Artikel 1

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: de vereniging: KBO St. Jan Grubbenvorst

gevestigd te Grubbenvorst, Zumpel 34; de statuten: de statuten van de vereniging, laatstelijk gewijzigd en vastgesteld bij notariêle akte d.d. 10 mei 2000, door mr. Joseph Hubertus Mathias Vermeeren, kandidaat-notaris, wonende te Landgraaf, waarnemer van mr. Johannes Petrus Antonius Wilbers, notaris te Horst; het bestuur: het bestuur van de vereniging; de activiteitencommissie : de commissie, belast met de organisatie van de activiteiten.

Contributiebetaling
Artikel 2

  1. De jaarlijkse contributie moet door een lid uiterlijk op 31 maart van het lopende verenigingsjaar zijn voldaan. Betaling kan als volgt gebeuren:

    1. door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging;

    2. door afgifte van een machtiging/automatische incasso.

  2. Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het betreffende lid een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen.

  3. Bij de aanvang van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar ontvangt het betreffende lid een schriftelijke opgave van de over dat jaar verschuldigde contributie. Het aldus verschuldigde moet binnen één maand na ontvangst van bedoelde opgave, zijn voldaan.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Artikel 3

Het bestuur
  1. Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;

  2. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf 'Bestuursbesluiten' in dit huishoudelijk reglement);

  3. Kan - onder verwijzing naar artikel 12 van de statuten - voor bepaalde en onbepaalde tijd commissies en werkgroepen in het leven roepen. Aan deze commissies en werkgroepen wordt door ten minste één bestuurslid deel genomen; ook niet-bestuursleden kunnen hierin zitting nemen. De commissies en werkgroepen leggen financiêle verantwoording af aan de penningmeester en worden tijdens een bestuursvergadering gedechargeerd; indien van toepassing volgt daarna ontbinding;

  4. Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 50 euro;

  5. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de jaarbegroting en de budgetten voor commissies en werkgroepen ;

  6. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten zich tot uiterlijk het begin van een Algemene Ledenvergadering melden en verkiesbaar stellen;

  7. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;

  8. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd ;

De voorzitter
  1. Heeft algemene leiding van de vereniging;

  2. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;

  3. Overlegt met officiële instanties;

  4. Geeft leiding aan het bestuur;

  5. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;

  6. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;

  7. Leidt de bestuurs- en overlegvergaderingen, alsmede de (half)jaarlijkse ledenvergadering;

  8. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;

  9.  Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt

De vice-voorzitter
  1. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;

De penningmeester
  1. Voert de financiële administratie;

  2. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;

  3. Stelt financiële overzichten op;

  4. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;

  5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen,beleggingen en investeringen;

  6. Beheert de inventarislijst en de inventaris; bepaalt in overleg met het dagelijks bestuur of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;

  7. Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;

  8. Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;

  9. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;

  10. Neemt het initiatief om commissies en werkgroepen decharge te verlenen;

  11. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers .

De secretaris
  1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:

    1. De datum en plaats van de vergadering;

    2. De aanwezige en afwezige bestuursleden;

    3. De genomen besluiten.

  2. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;

  3. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;

  4. Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;

  5. Archiveert alle relevante documenten;

  6. Zorgt voor een correcte verwerking van nieuwe aanmeldingen in de ledenadministratie en stuurt nieuwe leden een welkom brief met aanvullende informatie over de vereniging;

  7. Zorgt voor een correcte verwerking van opzeggingen van het lidmaatschap;

  8. Verzamelt de informatie over het overlijden van leden van de vereniging en verzorgt de verzending van condoleance kaarten;

  9. Voert het beheer van de in omloop zijnde sleutels van de verenigingsruimte;

  10. Verzorgt de correspondentie met de Gemeente Horst aan de Maas over reserveringen van ruimten en eventuele faciliteiten in het 'gemeenschapshuis' 't Haeren.

  11. In onderling overleg en met inachtneming van artikel 8 en 9 van de statuten van de vereniging kan het bestuur besluiten om een of meerder taken van de secretaris al dan niet tijdelijk aan een ander bestuurslid dan de secretaris toe te wijzen .

Besluiten

Artikel 4

Het bestuur:
  1. Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten; bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;

  2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;

  3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties . Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;

  4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet­ geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;

  5. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan wordt artikel 13 lid 6 van de statuten in acht genoment.

Uitvoering
  1. Eenmaal genomen besluiten worden in een 'besluitenlijst' vastgelegd (zie 'Notulen') onder vermelding van het bestuurslid aan wie de uitvoering ervan wordt opgedragen.

Vergaderingen
Artikel 5

Geldigheid
  1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee-derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht

Frequentie
  1. Het bestuur vergadert zoveel als in onderling overleg noodzakelijk wordt geacht, echter overeenkomstig hetgeen in artikel 10 lid 1 van de statuten is bepaald, tenminste 6 maal per jaar. Daarnaast vindt twee keer per jaar - mede ter voorbereiding van een Algemene ledenvergadering - overleg plaats tussen het bestuur en de activiteitencommissie.

  2. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.

  3. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.

  4. Indien een vergadering niet conform boven vermelde eisen bijeen wordt geroepen , is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.

  5. Een bestuursvergadering duurt bij voorkeur maximaal 2 uur.

  6. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda
  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;

  2. De secretaris stuurt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering.

  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.
    Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.

  4. Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
     

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Notulen

  1. Van elke vergadering wordt een kort verslag (met besluitenlijst) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden .

  2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering
  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
    Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;

  2. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.

Declaraties e.d.

Artikel 6

  1. Bestuursleden, leden van commissies en werkgroepen en vrijwilligers zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;

  2. Voor declaraties wordt het standaardformulier "Declaratie" gehanteerd, ter beschikking te stellen door de penningmeester van de vereniging;

  3. Bestuursleden en leden van commissies en werkgroepen zijn niet gerechtigd zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

  4. Aan bestuursleden en leden van commissies en werkgroepen kunnen geen privileges in welke vorm dan ook worden toegekend.

 

Royement

Artikel 7

  1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

  2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.

  3. lngevaJ van royement van een bestuurslid wordt artikel 8 lid 6 van de statuten in acht genomen;

Slotbepalingen

Artikel 8

  1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

  2. Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding

Theme by Danetsoft and Danang Probo Sayekti inspired by Maksimer